Business Continuity Plan
Een Business Continuity Plan heeft een duidelijke focus. Elke organisatie heeft zijn primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen. Voor elk proces kan een risicoanalyse worden gedaan en op basis van de bevindingen kunnen maatregelen worden genomen zodat de kans op schade wordt beperkt.
Is de continuïteit van uw bedrijf in gevaar?
Een proces om voortijdig risico’s te beperken, structurele kostenbesparingen door te voeren en onverwacht hoge kosten te voorkomen.
De huidige bedrijfsvoering staat bloot aan vele risico’s. Daar staat men niet vaak bij stil. Het gaat maar al te vaak net goed maar als het fout gaat, dan stapelen de fouten zich op en kan de situatie heel snel escaleren. In veel situaties leidt dit voor het betrokken bedrijf tot een faillissement binnen 1 tot 3 jaar.
Een Business Continuity Plan opstellen als verzekering
Grote rampen: We kennen de bekende rampen zoals Bhopal (in India) en met de concorde (in 2000). Een kleine fout (zwakheid) die zich uit onder bijzondere omstandigheden is vaak het spreekwoordelijke korte lontje in de bom. Bij bekende en grotere zwakheden ontploft de bom vaak sneller. Het in kaart brengen van deze zwakheden (risicoanalyse) is een vereiste om structureel inzicht te krijgen in de situatie.
Sluiprampen: Dit zijn rampen die zich langzaam opbouwen tot een climax. Hierbij kan men o.a. denken aan fraude, chantage, mismanagement, financiering, inzakkende markt, juridische geschillen, sabotage, lekken van vertrouwlijke informatie, wijziging van wet- en regelgeving.
Na een te grote ramp is een bedrijf vaak binnen 1 tot 3 jaar failliet.
Een Business Continuity Plan (BCP) is een plan waarbij periodiek de risico’s (zwakheden) waar men aan bloot staat toetst met de werkelijkheid. In een tweede stap wordt een afweging gemaakt tussen de te nemen maatregelen en de kosten. Deze maatregelen worden daarna periodiek getoetst. De kosten van deze maatregelen zijn als het ware een verzekeringspremie. Deze premie dient dus niet te hoog te zijn maar wel de belangrijkste risico’s af te dekken.
Hieronder is schematisch een goed werkend Business Continuity Plan weergegeven.
Kenmerken Business Continuity Plan
Kenmerken van een goed BCP:
- Ingebouwde veerkracht.
- Business Impact van rampen op de organisatie zijn kleiner.
- Na een bepaalde tijd is de organisatie volledig operationeel in de BCP modus.
Opzetten van Business Continuity Plan
De continuïteit van een onderneming (het BCP proces):
- Risico's inventariseren
- Impact risico's bepalen
- Risico’s beperken / maatregelen nemen.
- Kosten besparen / hoge kosten voorkomen.
- Flexibiliteit en veerkracht inbrengen.
- Structureel de continuïteit waarborgen.
- Periodiek testen.
- Plan bijstellen.
- Borgen van BCP in de organisatie.
Een Business Continuity Plan (BCP) gaat structureel in op bovenstaande aandachtspunten en is niet beperkt tot IT of ICT. De methodiek geldt voor alle primaire en ondersteunende processen binnen een organisatie. Hieronder vallen onder andere:
- Inkoop
- Verkoop
- Personeel
- Productie
- Voorraad
- Financiering / financiën
- Supply chain
- Toeleveranciers
- R&D
- Intellectuele eigendommen (o.a. patenten)
Wat kost een Business Continuity Plan (BCP)?
Een van de meest gestelde vragen is: Wat zijn de kosten van een Business Continuity Plan?
De beantwoording van deze vraag hangt af van het type organisatie, de huidige situatie en het kader van een Business Continuity Plan. In de praktijk levert een goed opgezet Business Continuity Plan ook zijn vruchten af in de vorm van lagere kosten voor verzekeringen, verhuizingen en ICT voorzieningen.
Relaties met verzekeringen
Een Business Continuity Plan heeft zeer zeker een relatie met verzekeringen. Vaak wordt gedacht dat de verzekering voldoende is. In de praktijk blijkt dit een enorm risico. Men denkt dat men verzekerd is maar dat is in feite een verzekering voor schades. Contractueel zitten er vaak nog een aantal lastige uitsluitingen in. Deze beperken de uitkering en hiermee vergroten zij het verlies bij een calamiteit.
Waneer starten met een BCP?
Zolang alles goed gaat is er vaak geen directe noodzaak om iets te doen aan BCP. Als Business Continuity een integraal onderdeel is van alle projecten die men uitvoert, dan voert men vooraf een risicoanalyse uit. In veel organisaties heeft dit niet of niet correct plaatsgevonden. De opzet van een Business Coninuity Pan is dan een inhaalslag. Via een QuickSan krijgt men vaak snel inzage of een BCP gestart moet gaan worden. De resultaten van deze QuickScan worden besproken in de raad van bestuur (senior management) om draagvlak te krijgen voor een uitgebreidere opzet van een Business Continuity Plan.
Gerelateerde links
Advies Business Continuity Plan
Weet u niet waar u moet beginnen, dan is een advies Business Continuity Plan aan te bevelen. U krijgt in ons adviestraject (kan zeer kort zijn) handvatten om dit zelf op te zetten, samen met ons waarbij u de regie houdt of volledig onder onze regie (project management). Voor elke organisatie is er hierbij een modus (en budget) om een BCP op te stellen.