Contractmanagement opzetten

Pragmatisch contractbeheer, contractbewaking en contractmanagement opzetten? Dit lijkt lastig maar is eenvoudiger en sneller te realiseren dan u denkt. Grote besparingen bij een goed ingericht proces van contractbeheer zijn in betrekkelijk korte tijd te realiseren.

Probleemstelling en praktijkvoorbeelden: U betaalt te veel voor een contract, uw contracten lopen ongewenst door, u heeft discussies met de leverancier over de prestaties, u weet niet wat uw maandelijkse contractuele verplichtingen zijn. Dit zijn enkele voorbeeldproblemen. Herkent u zich in de geschetste problemen? Lees dan verder.

Kader: In dit artikel (en tevens voorstel opzetten contractmanagement op basis van No-Cure No-Pay) wordt dat deel van contractmanagement besproken waarbij een overzicht ontstaat van alle relevante contracten in de organisatie. De sleutelfiguren zoals CFO of financieel directeur weten dan precies wat de maandelijkse verplichtingen zijn. De zogeheten contracteigenaren hebben inzage in de contracten waar zij eigenaar van zijn. De technische en functionele beperkingen van de bestaande IT systemen worden hier terzijde geschoven omdat zij niet bepalend zijn bij het inrichten van de basisprocessen contractmanagement.

 

Snel starten op basis van NO-CURE NO-PAY

Wij bieden het opzetten en inrichten van contractmanagement aan op basis van No-Cure No-Pay. Het resultaat is vaak kostennegatief, dat wil zeggen het brengt (veel) meer op dan dat het kost.

Kenmerken ontbreken contractmanagement

Kenmerken bij het ontbreken van of onvoldoende contractmanagement:

  1. Alle contracten staan in een tekstverwerker of een spreadsheet (dat is in principe al heel goed maar bijzonder tijdsintensief.
  2. U kunt het contract niet vinden of het duurt een tijd voordat dit boven water is.
  3. Contracten worden automatisch verlengd maar u gebruikt de dienst niet meer of onvoldoende.
  4. Het is niet transparant wie welke contracten beheert.
  5. De boekhoudafdeling kan niet eenvoudig toetsen of een factuur onderdeel is van een contract.
  6. U wilt alle contracten vinden die bij een locatie of vestiging horen (dit duurt meer dan één dag).

Contractmanagement opzetten

Voordelen contractmanagement opzetten

De voordelen die direct voortvloeien uit een actief proces van contractmanagement zijn:

  1. Geen contracten die ongemerkt doorlopen.
  2. Onnodige contracten of ongebruikte contracten kunnen worden opgezegd.
  3. U kunt alle contracten direct vinden en inzien.
  4. Contract review vindt tijdig plaats zodat de afspraken en kortingen kunnen worden doorgevoerd.
  5. De productiviteit binnen de organsiatie wordt vergroot.

Kenmerken contractmanagement

Wanneer is er sprake van actief contractmanagement? Actief contractmanagement heeft u als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

  1. U weet exact welke maandelijkse contractuele verplichtingen u heeft.
  2. U krijgt tijdig meldingen wanneer u een contract moet vernieuwen of opzeggen.
  3. U vindt een contract binnen 60 seconden terug onafhankelijk waar u zich bevind.
  4. U krijgt tijdig meldingen waarop u een aantal voorwaarden in een contract dient te toetsen. Voorbeeld: Het kan zijn dat u een staffelkorting nog niet gebruikt.

 

Veel termen en jargon

In het veld van contractmanagement worden veel termen door elkaar gebruikt. Dit zijn onder andere contractadministratie, contractbeheer, contractmanagement en contractbewaking. We gaan hier niet in op de verschillen maar steken direct pragmatisch in waarbij u op basis van NO-CURE NO -PAY binnen korte tijd kunt genieten van een gebruikersvriendelijk basisframewerk waarmee u contracten kunt beheren en managen.

De organisatie en contractmanagement opzetten

Organisatorisch zijn er bij contractmanagement veel personen, locaties en afdelingen betrokken. Dit zijn onder andere: projectmanagers, inkoop, gebruikers, contracteigenaren, boekhouding of accounting, servicemanagement, contractmanagers en natuurlijk de leveranciers. Het inregelen van contractmanagement via een spreadsheet, financieel pakket, ITSM tool of ERP systeem roept veel vragen op. Vaak zijn er beperkingen want het pakket bepaalt hoe je moet werken en de vrijheden van de organisatie zijn beperkt. Het creëert hierdoor onnodig veel drempels. Het hoeft echter niet zo ingewikkeld te zijn.

Veel IT systemen zijn of vormen een drempel

Voor het opzetten van contractmanagement heb je IT systemen ofwel een applicatie nodig. De meeste bestaande systemen staan niet bekend om hun gebruikersvriendelijkheid, goede performance, schaalbaarheid en beschikbaarheid. Een tool of applicatie kan de opzet van contractmanagement maken of breken. Met onze aanpak doorbreken wij de drempel door gebruik te maken van de kracht van de gebruikers. De diverse gebruikers en de informatiebehoeften staan hierbij centraal.

 

Doorbouwen op een goed platvorm

Heeft u eenmaal een goede basis gelegd voor contractmanagement, dan is het eenvoudig om contracten meer af te stemmen op de behoeften van de organisatie. Dit houdt onder andere in periodiek contracten aanpassen. Laten we eerlijk zijn, een contract die wordt aangegaan is in feite altijd te ruim en te groot. Door wijzigingen in de organisatie kan deze veel te groot zijn of u moet dure uitbreidingenkopen. Door contracten meer inhoudelijk te managen wordt contractmanagement op een hoger niveau getild. Dit is alleen mogelijk als er een goede basis aanwezig is.

Voorbeeld: Een organisatie dient snel nieuwe locaties (vestiging) te kunnen openen en te sluiten. Dit proces is bijzonder arbeidsintensief. Met een juiste invulling van contractmanagement wordt met één druk op de knop alle contracten voor een locatie per aangetekend schrijven opgezegd. Dit aangetekend schrijven is bindend en vormt onderdeel van de contracten met de diverse leveranciers. Het resultaat van deze opzegging is binnen één dag geverifieerd. Leveranciers die zich niet houden aan de afspraken krijgen automatisch een herinnering (escalatie).

Ook het aangaan van nieuwe contracten of uitbreidingen (ten behoeve van een nieuwe vestiging) kan met één druk op knop worden geregeld.

Snel en pragmatisch contractmanagement opzetten?

Het opzetten van contractmanagement hoeft u in principe helemaal niets te kosten, neem contact met ons op zodat we dit kort telefonisch kunnen bespreken.

Contractmanagement opzetten is net als een 1,2,3 tje. Het zijn drie stappen die in korte tijd een hoge meerwaarde geven voor de organisatie.