Inkoop ICT

Inkoop ICT is een lastige klus voor inkopers. Toch kunt u al snel al gauw 8.000 euro of meer op jaarbasis besparen door éénmalig gebruik te maken van ons advies (second opinion ICT) bij uw voornemen om een contract te verlengen of nieuw contract af te sluiten op het gebied van ICT.

Inkopers en technische mensen hebben het vaak te druk, hier kan Abraxax een beetje helpen om de samenhang tussen inkoop en oplossingen hechter te maken. Hierbij werken we nauw samen met de inkopers en specialisten om binnen een korte tijd goede resultaten te behalen.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en advies.

Een RFP traject: Van oriëntatie naar implementie

De ICT aankoop / inkoop van services (een combinatie van hardware, software en diensten) kan aanleiding geven tot slapeloze nachten. De aanbieders van systemen en diensten gebruiken alle vrijheidsgraden om zo laag mogelijk aan te kunnen bieden. Op deze manier bezorgen ze u een portie extra werk. Het is belangrijk wat de leveranciers vertellen, het is echter nog veel belangrijker wat ze u niet (willen) vertellen.

Kostenbesparingen inkoop ICT

Hoe beoordeel je alles objectief ?

  • Het mooiste is ook vaak het duurste.
  • Nieuwe technieken zijn niet altijd beter of goedkoper.
  • Wat zijn de belangen van de leverancier?

Index:

  1. Schaalbaarheid
  2. Beheer
  3. Continuiteit van ondersteuning en levering
  4. Training
  5. Pilot
  6. Risicoanalyse
  7. Documentatie

Veel voorkomende inkooptrajecten

De kern van de oplossing is wellicht een open deur: Bepaal vooraf de selectiecriteria en beperk het aantal vrijheidsgraden. Probeer het probleem dat opgelost dient te worden niet te verwoorden in gespecificeerde oplossingen maar in een pakket van functionele eisen. Dit lijkt lastig maar u gaat hier veel tijd mee winnen en mogelijk veel geld mee besparen. De leveranciers zijn veel beter in het bedenken van oplossingen. Als niet geheel duidelijk is wat er allemaal op de markt is, dan kan worden gestart met een oriënterende fase. Dit wordt ook wel Request For Information (RFI) genoemd. Naar aanleiding hiervan kunnen de functionele eisen en selectiecriteria worden bijgesteld. Op basis hiervan kan ook een budget worden vastgesteld. Zijn de functionele eisen en wensen geformuleerd, dan kan een offertespecificatie worden opgesteld waarop de leveranciers kunnen aanbieden. Deze offertespecificatie staat ook bekend onder Request For Proposal (RFP).

Enkele aspecten die onderdeel uitmaken van de selectiecriteria zijn:

Schaalbaarheid: Een goede en betaalbare oplossing voor enkele installaties is meestal geen betaalbare oplossing voor een grootschalige inzet. Aanzienlijke besparingen kunnen worden gemaakt door vooraf een goede inschatting te maken van het aantal installaties. Een aspect dat nauw samenhangt met schaalbaarheid en kosten is het beheer.

Beheer: Het beheer van systemen zal in alle situaties een vast onderdeel zijn. De initiele projectkosten vormen immers een fractie van de totale kosten (life cycle). Gaat men het beheer zelf doen of gaat men het uitbesteden ?

Continuiteit van ondersteuning en levering: Heeft u een systeem aangeschaft dat gebruik maakt van onderdelen waarbij de continuiteit niet in voldoende mate kan worden gewaarborgd, dan dient u hierop extra alert te zijn. Continuiteitsproblemen kunnen zich voordoen bij fusies, overnames of faillissementen. Binnen de wereld van de IT is dit veeleer een regel dan een uitzondering. Veel kan worden afgevangen door vooraf enkele onderzoeken te doen en goede contracten op te stellen.

Training: Training van de eind(gebruikers) is een absolute voorwaarde. In veel IT projecten wordt hier onvoldoende of geen aandacht aan besteed. Aantoonbaar is dat een goede training helpt bij de snelle acceptatie van een nieuw systeem en dat dit de terugverdientijd positief beinvloedt.

Pilot: Bij een complex systeem is het raadzaam eerst een pilot uit te voeren. In deze pilot worden afspraken gemaakt over wie wat doet en wat de resultaten dienen te zijn. Hierin zijn verschillende partijen betrokken. Afhankelijk van deze pilot wordt het traject voortgezet, gewijzigd of stop gezet. In een pilot kan men de dienstverlener en zijn producten testen en zullen de beloftes van de salesmensen en hun presentaties worden getoetst.

Risicoanalyse: Achter de schermen wordt een risicoanalyse gemaakt omtrent het nieuwe systeem en de dienstverlener(s). Is het een vervangend systeem of een compleet nieuw systeem? Bij een vervangend systeem heeft men altijd te maken met een migratie. Migraties hebben een grote inpact op een organisatie (men name als het niet goed gaat). Belangrijk is de ervaring en expertise die een leverancier heeft bij migraties.

Documentatie: Een goed RFP traject is op zich al een vorm van (juridisch) documenteren. Mocht er later in het project onenigheid ontstaan tussen u en de leverancier, dan kunt u altijd teruggrijpen op het RFP traject waarin de eisen, wensen en afspraken zijn vastgelegd.

Onderhoudscontract: Niet geheel onbelangrijk, u koopt een product of dienst en dit leidt tot een contract

Enkele veel voorkomende inkooptrajecten zijn:

  1. Aanschaf of vervanging van de bedrijfstelefooncentrale (PABX)
  2. Vervangingstraject PC's (werkplekinrichting)
  3. Netwerkmigraties (o.a. Novell, Windows)
  4. Selectie en implementatie systeem- en applicatiebeheertools
  5. Heldpdesktools
  6. Aanbesteding van een gebouw infrastuctuur (bekabeling,  netwerkcomponenten).
  7. Uitbesteding van operationeel beheer (PC's, PABX)
  8. Outsourcing van de telecommunicatie infrastructuur
  9. E-mail en groupware
  10. Hosting, colocatie
  11. Cloud

Inkoop ICT en het vervolg

Als het project is afgerond en er zijn enkele contracten getekend. Wat gebeurd er dan met deze contracten? Gaan deze in een la of worden zij opgeslagen in een document management systeem?

Lees meer over contractmanagement opzetten of kijk op de website Easy Contract Management

Diensten Abraxax

Abraxax kan u ondersteunen bij de verschillende stadia van een RFP traject. Dit kan heel kort zijn omdat u bijvoorbeeld een overzicht nodig heeft van de markt (leveranciers, oplossingen), een kader/referentie RFP zoekt of gewoon even een sparring partner nodig heeft (zoals een second opinion ICT). In overleg ondersteunen we u in het gehele traject.