U bent hier

TCO - Total Cost of Ownership

Ingediend door redactie op Monday, 4 June 2018

Een veel gehoorde afkorting binnen de Informatie en Communicatie Technologie is TCO, Total Cost of Ownership. Hij wordt veel gebruikt bij het aanprijzen van diensten of producten: Gegarandeerde verlaging van uw TCO! of Kostenreductie van ICT met TCO.

Het is een mooi woord voor de totale kosten levenscyclus (aankoop, project, installatie, exploitatie en verwijdering). Door snel een rekensommetje te maken en enkele aannamen te doen kan dan worden berekend wat de kosten zijn. Deze kan dan worden teruggevoerd per eenheid. Dit werkt prima voor eenvoudige systemen maar zodra er een belangrijke component IT exploitatie en beschikbaarheid bij komt, dan wordt dit een iets complexere berekening.

TCO is een veel gebruikt "marketing BUZZ word". Als Key Performance Indicator (KPI) in management stuurprogramma's is het nagenoeg onbruikbaar omdat het niet eenvoudig (real time) te berekenen is. In principe is de TCO methode een post mortum analyse van een investering die al gedaan is waarbij de patiënt (de investering en al zijn gerelateerde kosten) in de levenseindfase zit of reeds is overleden. Post mortum is dan een berekening mogelijk (mits alles goed is bijgehouden) van de totale kosten die zijn gemaakt in de levencyclus.

Wil men stuurinformatie verkrijgen, dan is het benoemen van Key Performance Indicatoren (KPI's) en deze daadwerkelijk meten en rapporteren, een veel betere benadering. Met een goede SLA tussen de leverancier en de dienstverlener is heel veel winst te behalen (lees hierover meer: opzetten SLA)

Feit uit de praktijk binnen de IT: Een kleine wijziging in een uit bestede (ge-outsourcde) enterprise WAN omgeving zou de klant ruim 1,2 Miljoen euro kosten. Dit had voorkomen kunnen worden door heel duidelijk goede afspraken te maken (SLA met KPI's). In een aantal situaties worden dergelijke wijzigingen niet gedaan en worden de applicatieperformance problemen die optreden nader onderzocht door dure tools (via een ander investeringkanaal) aan te kopen die een beetje inzage geven maar het probleem niet oplossen.

Wat is TCO nu precies?

TCO is een afkorting die door het onderzoeksbureau "The Gartner Group", nu Gartner genaamd in het leven is geroepen. In principe is het niets anders dan het gebruik van het boeren verstand om meer duidelijkheid te krijgen in de totale kosten van ICT dienstverlening. Met name de kosten van de desktop vormde eind jaren 80 een bijzonder aandachtspunt. Wat zijn de totale kosten van een PC inclusief software, hardware, beheer en training? Eind 1980 had Gartner berekend dat de desktop grote organisaties circa $ 10.000,- per PC per jaar kostte. Dit gold voor de volledige levenscyclus van een PC (de directe en indirecte kosten zoals: inkoop, installatie, gebruik, onderhoud en verwijdering/vervanging). Welnu een financieel directeur (CFO) hoeft niet veel rekenwerk te doen als hij dit vermenigvuldigt met het aantal PC's in zijn organisatie. Het is begrijpelijk dat de berekening van Gartner grote opschudding veroorzaakte.

ITIL en TCO

Het was en is nog steeds een moeilijk onderwerp: kostprijsberekening van ICT diensten. In de praktijk worden er allerlei kosten gemaakt. Een eenvoudig vergelijk lijkt of wenst men niet mogelijk te maken. Vragen over de norm, standaard, serviceniveau, gebruikersperceptie, enz. blijken moeilijk meetbaar.

Als ICT afdeling is dit misschien nu nog te verkopen richting het senior management, op de vrije markt is dit al lang niet meer van toepassing. De concurrenten zitten niet stil en de producten en diensten krijgen een duidelijk kader en een prijskaartje. Voor ICT afdelingen is hier direct de relatie te leggen met ITIL (het opzetten van een product en diensten catalogus met bijbehorende kosten).

Managementinformatie en het gebruik van TCO

TCO kan het senior management helpen bij de beoordeling van hun interne of in te kopen diensten. Wat kost een bepaalde dienst per gebruiker per jaar? Stel deze vraag voor de verschillende standaard ICT diensten zoals:

e-mail
standaard werkplek met applicaties
PDA (+ draadloos)
CRM
thuiswerken
telefoon

Stel vervolgens de vraag: Wat zijn de additionele kosten bij een hogere beschikbaarheid, capaciteit of meer functionaliteit?

En voila! . . . hier ligt de basis voor kostenreductie. Kijk op de vrije markt wat de kosten zijn en vergelijk deze met de kosten van de eigen ICT afdeling. Of vergelijk de kosten met andere organisaties (in dezelfde branche). Dit wordt ookwel benchmarking genoemd.

TCO is een toplevel instrument voor financieel management

Binnen ICT blijft het altijd een gevecht om technologie. Kijkt men puur naar de functionaliteit en kosten dan komen er verrassende zaken uit de bus. Dit betreft o.a. de kosten van een dikke client (PC) versus dunne client (thin client) . Gartner heeft berekend dat de kosten van een dikke client circa $ 5.360,- per jaar zijn. De kosten van een thin client zijn $ 5.160,- per jaar. De aanschafkosten van een thin client is $ 500,- en die van een dikke is $1.200,- Dit toont duidelijk aan dat de initiële kosten niet als uitgangspunt dienen te worden geaccepteerd.

TCO en CRM

Een onderzoek van The Gartner Group geeft aan dat de kosten (*) per gebruiker $ 1.300 tot $ 1.800,- per jaar bedragen.

(*) Dit geldt voor een eenvoudige CRM oplossing voor circa 170 gebruikers. Dit is exclusief de helpdesk, gebruikershardware en telecommunicatiekosten.

In het artikel CRM on demand worden een aantal online CRM systemen besproken.

Wilt u ons rapport "De totale kosten en risico's van CRM - Van selectie tot gebruik" ontvangen? De tips en suggesties zullen u zeker een aantal besparingen opleveren. Vraag deze aan via ons contactformulier.

Invloed van beschikbaarheid op TCO

De beschikbaarheid van een systeem of service heeft een grote impact op de TCO. Indien een systeem tijdelijk niet beschikbaar is (gepland of ongepland), dan zal dat onvoorwaardelijk leiden tot productieverlies. De resultaten: aansprakelijkheid voor geleden schade , extra kosten om tijdelijk een alternatief systeem te kunnen gebruiken, een slechter imago, verlies van vervolgorders en vele meer. Optimalisatie van de beschikbaarheid binnen de overeengekomen Service Level Agreements zal de TCO gunstig beïnvloeden. Het is een afweging tussen kosten(beperking) en schade(beperking). Lees meer in het artikel kostenreductie door optimalisatie van de beschikbaarheid.

Disaster Recovery Planning en TCO

In hoeverre is uw organisatie ongevoelig en opgewassen tegen incidenten en invloeden die uw bedrijfsprocessen verstoren? Disaster Recovery Planning en Business Contingency Planning zijn van invloed op uw TCO. U maakt hierbij een wel overwogen keuze tussen kosten (van diverse maatregelen) en risico's.

TCO en informatiebeveiliging

Als het gaat om informatiebeveiliging dan kunnen de kosten enorm uiteen lopen. Vroeger deed men magisch over netwerken en automatisering. Dat is nu verschoven naar de beveiliging van informatie en systemen. Voor de beveiliging wordt vaak een maatwerkoplossing aanbevolen. Een integrale aanpak van informatiebeveiliging is noodzakelijk om te voorkomen dat er later allerlei lapmiddelen noodzakelijk zijn om de boel "waterdicht" te houden. Kijken we naar de kosten dan zal menig organisatie de voeten niet "droog" houden als zij in eerste instantie een Q&D (Quick & Dirty) oplossing nastreven.

Reductie van TCO

Zodra de kosten in kaart zijn gebracht, kan worden gestart met het bijsturen van de kosten. In eerste instantie zal bijsturing plaatsvinden waarbij gebruik wordt gemaakt van een set van "best practices" en een scherp beleid met betrekking tot nieuwe projecten.

TCO diensten van Abraxax

Abraxax helpt organisaties bij het structureel in kaart brengen van de Total Cost of Ownership. Dit is de basis voor benchmarking en kostenreductie op de lange termijn. Dit is geheel in lijn met onze missie waarbij wij meten, de markt verkennen, rapporteren en bijsturen. Analyses met behulp van quick scans helpen bij het inzichtelijk maken van kosten en aandragen van oplossingen die snel renderen.

Tags:

TCO