Pragmatisch een CMDB opzetten

Een CMDB opzetten is een lastige klus. Waar moet ik beginnen en wie gaat het echt gebruiken?

Inhoud van dit artikel:

  1. Introductie
  2. Een CMDB opzetten binnen de Informatie Technologie
  3. Tools zijn een vereiste
  4. Feiten over CMDB (met de minder goede ervaringen)
  5. Het goede nieuws
  6. Intermezzo
  7. CMDB is een ITIL besmetting
  8. Gartner over CMDB
  9. Voorbeeld, Een CMDB voor thuis, is dat zinvol?
  10. CMDB Tools
  11. Kwaliteit van een CMDB testen
  12. Pragmatisch een CMDB opzetten
  13. De relatie tussen CMDB en (documenteren / documentatie, IT Service Management Software)
  14. CMDB best practices

1. Introductie

Een CMDB opzetten is niet beperkt tot IT maar slechts een specifieke toepassing. Andere omgevingen hebben ook configuraties en relaties die moeten worden gedocumenteerd en onderhouden. Hierbij kan men denken aan projecten infrastructuur (wegen, bruggen), faclitaire omgevingen van gebouwen (koeling, electra, luchtbehandeling, licht, enz) of de inrichting van een vloot schepen. Binnen de IT wordt een CMDB vaak gekoppeld aan een helpdesk of IT servicemanagement tools zoals Topdesk of ServiceNow. Hierover later meer.

2. Een CMDB binnen de Informatie Technologie

Een CMDB opzetten binnen de IT en die zal worden gebruikt door verschillende afdelingen (volgens de exacte omschrijvingen van ITIL) is gedoemd te mislukken als niet helder is wat de doelstellingen zijn (zie Gartner over CMDB). Een goede CMDB wordt gevormd door een constructieve samenwerking waarbij verschillende personen / afdelingen een bijdrage leveren aan het "CMDB bouwwerk".

3. Tools zijn een vereiste

De juiste tools (gereedschappen) zijn een absolute vereiste om een CMDB op te zetten. Graag nodigen we u uit om uw vraag omtrent het opzetten van een CMDB geheel vrijblijvend bij ons neer te leggen.

Het document: "Snel en eenvoudig documenteren (van configuraties en relaties) met gebruik van tools" is op aanvraag beschikbaar.

Blijf op de hoogte van de tools om configuraties en relaties te documenteren en schrijf in op onze e-mail lijst. Binnenkort meer over gegevens in een CMDB testen of valideren.

4. Feiten

Enkele feiten:

01.  Een CMDB bestaat in werkelijkheid uit vele kleinere datasets (o.a. spreadsheets) die worden onderhouden door verschillende gebruikersgroepen zoals netwerkbeheer, systeembeheer, applicatiebeheer, databasebeheer, telefonie, facilitair (gebouw, beveiliging) en anderen. Iedere afdeling gebruik hier zijn eigen dataset die wordt gekoesterd als een stukje (min of meer betrouwbare) informatie waarmee men verder kan om de noodzakelijke werkzaamheden uit te kunnen voeren.

02. Het is vrijwel onmogelijk om één centrale persoon of groep aan te kunnen spreken die binnen korte tijd (zeg één dag) de gewenste configuratie, layout's en rapportages kan leveren. Jammer  voor change managers, projectleiders, trouble shooters en vele anderen, . . .ze zullen zelf alles moeten gaan verzamelen (zie punt 01.) en bijhouden.

03. De meeste configuraties worden bijgehouden via spreadsheets, MS Word documenten of deze staan online ( de actuele configuratie van systemen) die uitgelezen dient te worden of deze configuratie klopt met het beeld van de gewenste situatie.

04. Een algemeen concept voor een CMDB datamodel (zeg maar een template) bestaat niet. Standaarden zijn niet aanwezig. Het moet op maat worden gemaakt voor een organisatie.

Projecten: Bij projecten wordt informatie verzameld om een beeld te verkrijgen van de "huidige (ist)" situatie. Op basis hiervan worden planningen gemaakt voor veranderingen, de gewenste (sol) situatie. Een volledig beeld van de huidige situatie is arbeidsintensief en tegen de tijd dat deze beschikbaar is kan deze al weer verouderd zijn.

Dit was even het slechte nieuws. Er is natuurlijk ook goed nieuws.

De wens: Zou het niet geweldig zijn als verschillende afdelingen gebruik kunnen maken van een betrouwbare bron van informatie waarbij binnen korte tijd de gewenste informatie kan worden verkregen in het juiste formaat (zoals visio diagrammen, excel spreadsheets en waarbij iedere afdeling helpt bij het onderhouden en verbeteren van de informatie?

 

5. Het goede nieuws

Met de juiste insteek bij configuration management en de juiste tools is het mogelijk om binnen korte tijd meerwaarde te bouwen voor een organisatie met duidelijke management rapportages. Deze meerwaarde is niet te verkrijgen met alleen helpdesk en IT service management tools (o.a. TOPdesk, Remedy, Marval, HP Service Manager, ServiceNow) die door verschillende leveranciers worden aangeboden. 

Abraxax heeft een set van achtergrondmaterialen (artikelen, best practices) en uiteraard oplossingen verzameld die het concept van een CMDB volgens de pragmatische methode ondersteunt. Het is mogelijk om binnen één week resultaten en management rapporten te laten zien waarbij een CMDB meerwaarde biedt en niet wordt gezien als een (financieel) zwart gat.

Wat mogelijk is met een goede implementatie van configuration management en de juiste tools:

  1. Diverse visuele weergaves zoals de business impact als gevolg van een change,
  2. consistente Visio tekeningen van netwerken, vloerplannen van data centra, indeling 19 inch rack's, bekabeling en codering, reservering capaciteit bij projecten,
  3. visualisatie van applicatie en applicatiekoppelingen
  4. automatische generatie van visio tekeningen voor Netwerk Management Systemen, integratie, drill down en vele meer.

 

 

 

6. Intermezzo

Intermezzo: Bij gebrek aan betere tools wordt vaak gewerkt met spreadsheets voor het bijhouden van configuraties. Daarnaast zijn er MS Word documenten, kleine databases, visio diagrammen e.d. die beperkt toegankelijk zijn (vaak slechts één persoon). Bij een project wordt vaak een site inventarisatie (survey) uitgevoerd om alle gegevens boven tafel te krijgen. Dan vraagt u zich misschien af: Is er slimme tooling om configuratiemanagement snel en goed op te zetten?  Kan configurationmanagement op een hoger plan worden getild waardoor de beschikbaarheid van business applicaties wordt verhoogd (volgens ITIL termen: minder incidenten)?

Doe de CMDB test!

Vraag aan een verantwoordelijke om de huidige configuratie van een systeem, systeemset of groep van apparaten op te leveren in een document / rapport (in HTML, CSV of XML formaat). Vraag een business impact van een change op een systeem. 

Als servers (X,Y en Z) moeten worden veranderd (ze gaan down), welke applicaties zullen dan niet meer werken?

Heeft u deze informatie niet binnen 4 uur, dan kunt u ervan uitgaan dat er geen goede CMDB is toegevoegde waarde levert voor de organisatie. Change managers, projectleiders en dergelijke diensen snel een change te kunnen beoordelen op de impact zonder veel andere mensen in de organisatie te raadplegen (informeel en formeel via vergaderingen).

Einde intermezzo

Als de doelstellingen van een CMDB eenmaal duidelijk zijn: Behoort een CMDB dan tot de set van mogelijke oplossingen (alternatieven) om de doelstellingen te realiseren? Zijn er andere mogelijkheden? Zijn de doelstellingen haalbaar binnen het budget? In dit artikel een kritische kijk op het fenomeen CMDB en tenslotte een pragmatische methode (met tools) om configuratie en change management op een hoger plan te tillen door deze gewoon los te koppelen van het woord DataBase zoals die door ITIL wordt omschreven.

Verder met onze index:

  1. CMDB is een ITIL besmetting.
  2. Gartner Group over CMDB (de feiten).
  3. Waarom worden er CMDB framework tools verkocht?
  4. Een CMDB project is een financiële ramp.
  5. Een CMDB kan een organisatie volledig lam leggen.
  6. Het voorbeeld: Een CMDB voor thuis (werkt dat?)
  7. CMDB tools
  8. Pragmatisch een CMDB opzetten.

 

7. CMDB opzetten is een ITIL besmetting

Zodra een organsiatie denkt aan het opzetten van een CMDB, dan is er een grote kans dat zij "besmet" is met ITIL.  ITIL is een set van best practices maar er zijn maar weinig organisaties die succesvol een CMDB volgens ITIL hebben opgezet en deze ook nog kunnen onderhouden. Kritisch zijn en pragmatisch handelen zorgt ervoor dat u uw geld en energie steekt in zaken die haalbaar zijn en meerwaarde oplevert voor de organsisatie. Gartner heeft onderzoek gedaan naar het opzetten van een CMDB in grote organisaties.

8. Gartner over een CMDB opzetten

Onderzoek (van o.a. Gartner voorheen GartnerGroup): Het opzetten van een CMDB duurt 3 tot 5 jaar en komt nooit uit de projectfase. Ruim 92% van deze projecten mislukt. Bedenk u dus tenminste 10 keer voordat u begint met het bouwen van een CMDB. Zorg voor de juiste doelstellingen en vergeet het woord CMDB volgens de definities van ITIL eventjes.

Note: In een van onze berichten (als u inschrijft op de CMDB mail lijst), laten we u de grootste valkuilen zien.

Waarom worden er CMDB framework tools verkocht?
Een aantal grote levranciers zoals HP, CA, BMC, ServiceNow en TopDesk leveren CMDB oplossingen die uitsluitend (of beter) werken met de producten en diensten van deze leverancier. Je krijgt van hun een (soms gratis) opzetje hoe je het moet doen maar daarna begint het gevaar van een VENDOR-LOCK in. 

Vaak worden er producten aangeboden die zijn opgekocht (o.a. ITAM, HAM, SAM, Asset Management en Helpdesk tools). Deze worden in een nieuw jasje gegoten (andere verpakking en saus) en ze kunnen weer worden verkocht als oplossing voor een actueel probleem. Problemen (en ook bangmakerij) in de ICT sector volgen namelijk een soort van hype. Als er geen hype is, dan wordt deze gewoon gecreeerd.

Een "full scale" CMDB project is vaak een financiële ramp
Vroeger (in de tijd van mainframes, jawel vorige eeuw) was alles redelijk statisch. Dit is ook de oorsprong van ITIL. Inmiddels zijn de tijden en ICT omgevingen drastisch verandert (o.a. Cloud, Virtualisatie, decentralisatie, mobiele apparatuur). Nu moeten de boeken van ITIL de praktijk gaan volgen. Een organisatie die nu nog het project CMDB opstart zonder de juiste doelstellingen (business incentives) helder te formuleren gaat financieel een bijzonder lastig traject tegemoet. In de literatuur wordt dit ook wel een Financial Black Hole genoemd.

Indien wordt gekeken naar het kader (SCOPE) van een CMDB in een grotere organisatie, dan omvat dat vaak vele afdelingen, teams en disciplines. In grotere organisaties wordt dit multicultureel en meertalig. Dit is een belangrijke component in de complexiteit van een CMDB project.

Een organisatie die een CMDB als stageproject definieert is niet bijzonder serieus te noemen of heeft (nog) geen kennis van zaken. Dus stagiaires opgepast. Je kunt een mooi document maken maar tot een implementatie komt het nooit. Een CMDB volgens ITIL is een procesmatige beschrijving van iets dat technisch gemaakt moet worden.

Een CMDB kan een organisatie volledig lam leggen
Een werkend CMDB systeem, met de verkeerde doelstellingen, is grotendeels handmatig, administratief en kan een organisatie volledig lam leggen. Als dit de doelstelling is, dan is een dergelijk CMDB de oplossing.  Stel dat je een CMDB kunt opzetten, dan is deze slechts een benadering van de werkelijkheid.  Onderhoud je hem niet en zitten de change management processen niet goed op slot, dan is deze CMDB binnen korte tijd verouderd en nutteloos.

Doelstelling: Uit de CMDB dienen goede rapportages mogelijk te zijn, dan pas wordt het een tool en geen ITIL obstakel. Als het nut langzaam doordringt in de organisatie, dan is het gevaar van een dode CMDB niet meer aanwezig en zullen meerdere lagen, afdelingen het voeden van deze database gaan afdwingen. Losse configuratiebestandjes zullen dan zeldzamer worden. 

9. Voorbeeld: Een CMDB opzetten voor thuis, hoe werkt dat?

Een voorbeeld in Jip en Janneke taal waarbij we een CMDB opzetten, Jawel een CMDB voor thuis. We gaan een CMDB opzetten volgens de princips van ITIL voor onze privé omgeving. Stel u de volgende vragen:

  1. Mijn huis bestaat uit (Type, materialen, aantallen, ruiten, dak, dakpannen)?
  2. Wat heb ik allemaal in mijn huis (en hoe staat dit opgesteld en geconfigureerd)?
  3. Tot op welk niveau ga ik de inhoud van mijn CMDB omschrijven / detailleren?

Het bovenste gedeelte is de harde inventarisatie (hardware).

Nu naar het zachte gedeelte ( Software).

  1. Ieder gezin moet eten en heeft een zekere voorraad. Wat hebben we in huis en wat  moet periodiek worden ingekocht.?
  2. Hoe zit het financieel? Inkomsten en uitgaven.

Problemen 

  1. Bent u wel eens iets kwijt?
  2. Heeft u wel eens iets bedorven in de koelkast gehad? 
  3. Heeft u wel eens een boete gekregen?
  4. Heeft uw partner wel eens iets verplaatst en het u niet verteld?
  5. Gaat u wel eens koken en mist u dan een ingrediënt?
  6. Zit kleding die u nodig heeft wel eens in de wasmand, wasmachine of een ander deel van de wasstraat?

Zou dit kunnen worden voorkomen door alle wijzigingen bij te houden zodat je altijd weet waar iets is en wat de huidige toestand is? 

Nu de onzin van een volledig CMDB proces voor thuis:

  1. Gaat u in een boekje bijhouden van de inhoud van uw brandstoftank is?
  2. Weet u exact het aantal eieren in de doos?
  3. Weet u het aantal suikerklontjes in de suikerpot?
  4. Hoeveel nietjes zitten er nog in de nietmachine?
  5. Hoeveel shampoo zit er nog in de fles?

Heeft iedereen in huis toegang tot bovenstaande informatie?

We weten allemaal dat een dergelijk CMDB systeem thuis niet werkt. Hier gaan we pragmatisch om met alles wat we zien en doen. Het huis is afgestemd op de realistische eisen en wensen van de bewoners. Het huis levert woongenot, rust, ontspanning en biedt bescherming. De "thuisprocessen" zoals rust, slapen, eten, genot worden geheel dynamisch bepaald waarbij wel vaste patronen aanwezig zijn. Natuurlijk zijn er afspraken om de thuisprocessen goed te laten verlopen.

Het project nieuwe gordijnen voor thuis volgens de principes van een CMDB
Als we nieuwe gordijnen willen hebben, dan halen we de noodzakelike gegevens niet uit de thuis CMDB database. Binnen het project "Nieuwe gordijnen" wordt een inventarisatie gedaan van alle ramen en de maten. Hier zien we een gelijkenis met de ICT, er wordt een inventarisatie uitgevoerd. Dit is dus realistisch en pragmatisch.

TIP: Een kleine organisatie heeft niet veel aan een CMDB. Dit geeft meer kosten dan baten. Het is verstandig om hier pragmatische mee om te gaan en een vlekkenplan op te stellen waarbij de informatiebehoefte continue wordt gemeten en daar waar nodig releaties worden gelegd met een aantal handige tools.

10. CMDB Tools

Zoals eerder vermeld, change management is heel goed mogelijk zonder CMDB volgens het ITIL recept. De gehele configuratie is aanwezig en zit verstopt in diverse bronnen. De configuratie zit o.a. in Word documenten, spreadsheets, XML files en in de apparatuur zelf. Het is de kunst deze configuraties op een slimme wijze uit de diverse bronnen te halen of / en deze toegankelijk te maken. Hiervoor zijn tools noodzakelijk. Zonder tools is het alsof je een huis aan het bouwen bent zonder gereedschap. Lees meer in het artikel CMDB Tools

Tools die ondersteunen bij het vrom geven van een CMDB zijn onder andere IT Asset Management Software

11. Kwaliteit van een CMDB testen

De kwaliteit van een CMDB kan eenvoudig worden getest. Vaak wordt een IT service management tool gebruikt als centrale CMDB repository.

Is een business impact analyse mogelijk vanuit de CMDB?

Voorbeeld: Welke business applicaties ondervinden problemen als bepaalde Items worden gewijzigd? 

Meer weten over het testen / valideren van een IT service management tool? Neem dan contact met ons op.

12. Pragmatisch een CMDB opzetten

Dit onderdeel wordt binnenkort verder ingevuld met behulp van een uitgebreide MindMap. Uitgangspunten hierbij zijn omgeving, de randvoorwaarden en de doelstellingen die worden geformuleerd. Hieronder is een vereenvoudigde MindMap van configuratiemanagement gegeven.

CMDB opzetten - overzicht Configuration Management

12.1 De omgeving

  1. De ICT is sterk wisselend en dynamisch, configuraties zitten in de systemen.
  2. Een kopie is een exacte kopie van een configuratie als deze altijd actueel is (zoals een spiegelbeeld).
  3. Een grote organisatie dient decentraal wijzigingen door te kunnen voeren.

12.2 Randvoorwaarden

  1. Er zijn change management processen gedefinieerd.
  2. Incident management is ingericht.
  3. Er is een overzicht van tools die iets doen met configuraties.

12.3 Doelstellingen

Change Management wordt gedaan door een wijziging op een configuratie uit te voeren met een beoogd effect. Change Management moet zo zijn ingericht dat iemand die hierbij betrokken is eenvoudig kan beoordelen of deze change een impact heeft op de kritische bedrijfsprocessen (welke). De technische mensen zullen naar beste eer en geweten wijzigingen voorbereiden maar zij weten lang niet altijd welke applicaties er allemaal zijn gekoppeld. Dit handmatig bijhouden is ondoenlijk, hiervoor zijn tools nodig die configuraties snel kunnen uitlezen en een business impact analyse kunnen uitvoeren op geplande wijzigen. Dit is Doelstelling 1

Wijzigingen in configuraties moeten eenvoudig kunnen worden gedetecteerd. Is er een belangrijke wijziging die niet volgens de change management processen is gegaan, dan kan dit nu eenvoudig worden aangetoond. Dit is Doelstelling 2

Kritische wijzigingen worden direct zichtbaar op een dashboard zodat men "kort op de bal" kan spelen.

 

13. De relatie tussen CMDB en . . . . . 

Dit gedeelte wordt binnenkort ingevuld. Schrijf in op onze maillijst om periodiek updates te ontvangen.

Hierbij wordt een CMDB vergeleken met onder andere:

  1. ServiceDesk Tools of IT service management tools
  2. Documenteren
  3. Change Management
  4. Disaster recovery plan
  5. Project management
  6. IT Asset Management

14. CMDB opzetten, best practices

Hieronder enkele ervaringen van mensen die sinds lange tijd bezig zijn met ITIL en CMDB implementaties:

  1. "Forget the textbook processes. The primary prerequisite for a successful journey to CMDB is to forget what the books have taught us and apply common sense. Do not embark on the road to CMDB just for the sake of adopting ITIL. It is very important to implement processes at the right time; also, the help desk should be mature enough to handle the process, or the journey could jump the tracks"
  2. "There are many commercial products that offer solutions that should cover every aspect of a company, but than you discover that these software are huge, difficult to manage and impossible to use and customize without the help of a consultant".